Vergaderen. Er zijn maar weinig mensen die er echt enthousiast van worden. Onterecht, want een overlegje met collega’s kan ook efficiënt en zinvol zijn. Neem bijvoorbeeld het overlegregime van het Amerikaanse praatprogramma The Late Show.
Talkshowhost Stephen Colbert is een drukbezet man. Vijf keer per week maakt hij een aflevering van The Late Show. Hij is presentator, schrijver en executive producer. Niet vreemd dus dat hij, zoals wel meer bazen, nauwelijks tijd heeft voor zijn medewerkers.
Vergaderen ‘on-air’
Het komt regelmatig terug het programma: Stephen heeft voor zijn show geen tijd voor een vergadering. De oplossing: Hij praat ‘on-air’ bij met producer Liz Levin. Over bepaalde rekeningen die hij heeft goedgekeurd bijvoorbeeld…
Het past bij de manier van vergaderen van The Late Show
Grappig, dacht ik thuis op de bank. Niet meer dan dat, toch? Niets blijkt minder waar. De sketches en interviews met werknemers passen bij de manier van vergaderen in het Ed Sullivan Theater.
In de rij voor een ‘momentje’ met Stephen Colbert
Vorige maand was ik, na een halve dag wachten in de regen, onderdeel van ’the best crowd in the business’, het publiek van The Late Show. Een leuke ervaring. Leerzaam ook. Tussen het filmen van de verschillende onderdelen van de show door – het podium wordt verbouwd, de band speelt – neemt Stephen Colbert even de tijd voor zijn medewerkers. Ze staan op een rij in de coulissen te wachten. Goed voorbereid, zo te zien, met een stapel papieren of een tablet in hun hand.
Overleggen in een minuutje
Een producer, financieel medewerker en een bandlid; Om de beurt mogen ze even bij Stephen op de blauwe stoel komen zitten. Hooguit een minuut. De overlegjes doen nog het meest denken aan een ‘daily stand-up‘ in Kanban– of Scrumstijl. Al worden er ook meteen papieren ondertekend, werktekeningen besproken en – aan de gezichtsuitdrukkingen te zien – serieuze en persoonlijke gesprekken gevoerd.
Binnen vijf minuten zijn de drie meetings voorbij en gaat de show weer verder. Als dat geen efficiënt vergaderen is…
- Dit artikel verscheen eerder op mijn LinkedIn-pagina
